¿Qué es Extranet: cómo funciona y para qué sirve?

por Erick Roch Moraguez

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Tabla de contenidos

¿Qué es una Extranet?
¿Cómo funciona una Extranet?
Ventajas de tener una Extranet
Desventajas de tener una Extranet
¿Debería tener una extranet?
Pasos a seguir antes de implantar la extranet
Pasos a seguir tras implantar la extranet

Extranet es una herramienta proporcionada por Google que permite a las empresas crear sitios web internos seguros a los que sólo pueden acceder usuarios autenticados. Estos sitios web pueden utilizarse para compartir información relevante con empleados y contratistas, o para acceder a recursos de la empresa desde cualquier lugar. Una empresa puede utilizar un sitio Extranet para proporcionar a los empleados más información sobre la empresa, o utilizarlo como medio para compartir documentos y procesos que no se ponen a disposición del público. En este artículo se explica qué es una Extranet, sus usos y por qué debería plantearse implantarla en su empresa.

¿Qué es una Extranet?

Una extranet es una herramienta que permite a una empresa crear sitios web internos a los que sólo pueden acceder los empleados a los que se ha concedido acceso. Para ello se utiliza un servicio proporcionado por Google llamado Google Apps. El acceso a un sitio Extranet se controla utilizando los mismos mecanismos de autenticación y autorización que se utilizan en el resto de Internet, lo que da como resultado un sistema interno altamente seguro.

Por eso es ideal para crear sitios web privados o compartir documentos confidenciales con empleados y contratistas. Google Apps se configura mediante un sencillo proceso y es fácil de usar. Tiene una amplia gama de funciones que lo hacen ideal para las empresas. Tiene un calendario incorporado, integración de presencia y un gestor de documentos integrado. Además, es gratuito para un máximo de cinco usuarios.

¿Cómo funciona una Extranet?

Un sitio de Extranet se aloja en los servidores de Google. Los usuarios se conectan a su cuenta de Google, que les da acceso a la Extranet de la empresa. Para acceder al sitio, deben introducir la contraseña correcta y autenticarse mediante una credencial reconocida. El sitio también tiene un dominio personalizado que se aloja en un servidor dedicado. Un administrador puede controlar el acceso al sitio web y a su servidor de alojamiento, restringiendo el acceso a empleados y contratistas. No hay problemas de seguridad con un dominio personalizado, ya que el sitio está alojado en un servidor independiente.

Ventajas de tener una Extranet

– Mejora de la comunicación: Compartir información es crucial en el lugar de trabajo, y una Extranet es una forma estupenda de compartir información entre compañeros. Tener un sitio web externo al que sólo puedan acceder los empleados significa que pueden compartir información sobre proyectos, plazos y otra información importante que, de otro modo, se limitaría a los chats internos.

– Mejora de la colaboración: disponer de un sitio web externo al que puedan acceder los empleados les permite colaborar en proyectos y participar en actividades de creación de equipos. Pueden compartir documentos, programar reuniones y debatir cualquier asunto que afecte a la empresa en su conjunto.

– Mayor seguridad: una extranet está diseñada para ser segura y se rige por los mismos protocolos de seguridad que el resto de Internet. Esto significa que no pueden surgir problemas de seguridad al utilizar una Extranet.

Desventajas de tener una Extranet

– Tiempo y recursos: Para configurar una Extranet, una empresa necesita comprar o alquilar un nombre de dominio, configurar un sistema de gestión de contenidos (como WordPress), crear cuentas privadas para los empleados e instalar aplicaciones en los dispositivos. Algunos de estos esfuerzos pueden evitarse si una organización simplemente utiliza una red privada virtual (VPN) para acceder a Internet.

– Privacidad: El uso de una Extranet plantea una serie de problemas. En primer lugar, es más probable que los empleados compartan información sensible si tienen acceso al sitio. En segundo lugar, la posibilidad de que surjan problemas de privacidad aumenta considerablemente. Un empleado puede acceder a una cuenta de Google, o crear una nueva, que no le pertenezca.

¿Debería tener una extranet?

Hay varias razones por las que una empresa debería tener una Extranet. Un sitio web interno al que sólo pueden acceder los empleados es una forma estupenda de mejorar la comunicación, colaborar en proyectos y compartir información confidencial. Utilizando un nombre de dominio personalizado, los empleados también pueden crear sitios privados para comunicarse con sus colegas, ver datos de la empresa e incluso crear aplicaciones personalizadas. Disponer de una Extranet también tiene ventajas potenciales para la privacidad, la seguridad y la gestión del tiempo.

Pasos a seguir antes de implantar la extranet

– Evalúe las ventajas y desventajas de tener una Extranet: Esto le permitirá determinar si las ventajas de una Extranet superan a las desventajas, y si las ventajas compensan el coste de implantar una Extranet.

– Lluvia de ideas sobre los usos de la extranet: Una vez que tenga una idea de los tipos de actividades para los que se puede utilizar una extranet, puede empezar a hacer una lluvia de ideas sobre cómo se podría utilizar una extranet en su empresa.

– Establezca los requisitos de usuario y administrador: La extranet sólo debe ser utilizada por usuarios autorizados, por lo que es importante que puedan iniciar sesión sin presentar su nombre de usuario y contraseña a otro usuario. También es importante que sólo los administradores autorizados puedan crear nuevas cuentas.

Pasos a seguir tras implantar la extranet

– Mantener la extranet: Como cualquier otro sitio web, una extranet debe mantenerse, actualizarse y parchearse con regularidad.

– Utilizar la terminología adecuada: Es importante que los términos utilizados en una Extranet se definan correctamente, ya que esto puede marcar una gran diferencia en la forma en que se utiliza.

– Comunicar el uso de la Extranet: Es importante que los empleados entiendan cómo funciona una Extranet y que conozcan los términos correctos para utilizarla.

– Conclusión: Las extranets son una herramienta útil para que los empleados compartan información, colaboren en proyectos y accedan a datos confidenciales preservando su privacidad. Las empresas pueden utilizar una extranet para proporcionar a los empleados más información sobre la empresa, o utilizarla como medio para compartir documentos y procesos que no se ponen a disposición del público. Aunque tienen ventajas potenciales, las extranets también presentan algunas desventajas, como el riesgo de problemas de privacidad y el tiempo y los recursos necesarios para mantenerlas.