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¿Qué es un archivo CSV?

Un archivo CSV (Comma Separated Values por sus siglas en inglés) es un tipo de documento de texto sin formato. Sus valores, como su nombre lo indica están separados por una coma. Un archivo CSV se utiliza para representar datos en forma de tabla. Sus columnas están formadas por cada uno de los valores separados por la coma (,) o por el punto y coma (;). Mientras que sus filas se separan por saltos de línea.

archivo csv
archivo csv

Los archivos que terminan con la extensión .csv son utilizados por diferentes aplicaciones para intercambiar grandes volúmenes de datos entre ellas. Debido a la sencillez de este formato los programas que más lo utilizan son los Gestores de Bases de Datos, los softwares analíticos entre otros.

En este artículo te daré a conocer cierta información que de seguro no conoces sobre los archivos CSV. Aprenderás, por ejemplo, cómo abrir, editar y convertir archivos CSV.

Cómo abrir un archivo CSV

Los softwares de hojas de cálculos comúnmente utilizados para abrir y editar archivos CSV son OpenOffice Calc o WPS Office. Estas dos herramientas son gratuitas, por otro lado, existen otras de pago, como es el caso del Excel. Esta última forma parte de la grandiosa suite de Office y aun siendo de pago, es la más usada para esta tarea. Las herramientas tipo hoja de cálculo son ideales para el trabajo con archivos CSV, ya que estas permiten manipular sus datos con mucha facilidad.

Las Hojas de cálculo de Google también te permitirán ver o editar tus archivos CSV, pero esta vez, lo puedes hacer en línea. Para ello, sube tu archivo a Google Drive a través de la opción Nuevo > Cargar archivos. Haz clic con el botón derecho en el archivo de que acabas de subir y selecciona la opción Abrir con > Hojas de cálculo de Google.

Los editores de texto comunes como el Block de Notas o el Notepad++ también te permiten trabajar con los archivos CSV. Estos no cuentan con el nivel avanzado de herramientas que proporciona una hoja de cálculo. Además, si el archivo CSV es de gran tamaño se te dificultará mucho la tarea de edición. Si elijes esta vía para abrir y editar tus CSV, te invito a que consultes los mejores editores de texto gratis.

Teniendo en cuenta el gran número de programas que admiten el trabajo con archivos CSV, es posible que tengas instalado en tu pc más de uno. Si este es tu caso, y el programa que se abre de forma predeterminada no es el de tu preferencia, sepa que cambiar ese programa es muy fácil. Solamente elija en los programas predeterminados el que desee usar para abrir este tipo de archivos.

Cómo convertir un archivo CSV

Como se explicó anteriormente, los archivos CSV solamente almacenan información en formato de texto. Por lo tanto, modificar su formato no es una tarea compleja. En internet existen diferentes servicios en línea y programas descargables que pueden realizar esta tarea.

Los formatos más comunes a los que se puede convertir un archivo CSV son XLSX y XLS. Estos son los formatos con los que trabaja Microsoft Excel. Además de esos dos, pueden ser convertidos también a los formatos TXT, XML, SQL, HTML, ODS, entre otros.

Una manera muy sencilla de cambiar el formato a un archivo CSV es abrirlo con el Excel. Posteriormente a través del menú Archivo Guardar como, le puedes cambiar su extensión a cualquiera de las anteriores.

También puedes usar las Hojas de cálculo de Google para guardar el archivo CSV en otro formato. En el menú Archivo Descargar como, elija XLSX, ODS, PDF o cualquier otro formato compatible.

Por lo general, no se le puede cambiar la extensión a un archivo CSV solamente renombrando el fichero. Esto solo hará que el archivo quede inutilizable y que el equipo no lo reconozca. Una correcta conversión de su formato solo será posible utilizando uno de los métodos descritos anteriormente. Sin embargo, dado que los archivos CSV solo pueden contener texto, puede cambiar el nombre y la extensión de un archivo CSV a cualquier otro formato de texto. Solo así se puede abrir nuevamente el archivo que ya no será CSV, por lo que ya no tendrá mucha utilidad.

Otros datos sobre la edición de los archivos CSV

Es muy probable que encuentres un archivo con formato CSV al exportar alguna información de un programa. Por ejemplo, al exportar una lista de contactos. A continuación, debes utilizar ese mismo archivo para importar nuevamente sus datos, especialmente cuando se trata de aplicaciones orientadas a dispositivos móviles.

Para editar o crear un archivo CSV se debe tener en cuenta lo siguiente:

Como se explicó anteriormente un programa común utilizado para abrir y editar archivos CSV es Microsoft Excel. Un aspecto importante a tener en cuenta al usar este o cualquier otro software de hoja de cálculo que permita guardar información en varias hojas, es que el formato CSV no admite “hojas” o “pestañas”. Por lo tanto, los datos que se creen en estas áreas adicionales no se escribirán en el archivo CSV cuando este se guarde.

La mayoría de las herramientas de hoja de cálculo admiten la creación de gráficos, fórmulas, estilos de fila, imágenes y otras cosas que simplemente no se pueden guardar bajo el formato CSV. Esta es la razón por la que existen formatos más avanzados, como por ejemplo el XLSX que si admiten este tipo de contenido. En resumen, si desea guardar un trabajo que vaya más allá de lo que admite el formato de texto básico, no utilice nunca un archivo CSV. Utilice en su lugar cualquier formato más avanzado.

Cómo se estructuran los archivos CSV

Crear un archivo CSV es muy sencillo, simplemente escriba en un editor de texto sus datos separados por coma (,) y, a continuación, guárdelo en el formato CSV.

Este es un ejemplo:

Nombre, Dirección, Número
John M,Calle 20, 58
Jane A,Avenida Real, 24

En un archivo CSV cada columna está separada por un delimitador (,), se puede usar un carácter diferente (- o ;); y cada nueva línea indica una nueva fila. Este es un formato general que deben seguir todos los archivos de este tipo.

EL ejemplo anterior es lo que veríamos al abrir el archivo CSV en un editor de texto cualquiera. Por otro lado, si lo abrimos en un software de hojas de cálculo como Excel u OpenOffice Calc quedaría de la siguiente manera:

archivo CSV
Archivo CSV abierto en el Excel

Estos programas utilizan las celdas para distribuir la información. El valor Name se colocaría en la primera celda, a su lado, en cada columna diferente, se colocan los valores que aparecen a continuación de este separados por coma. El valor John Doe se mostrará en una nueva fila justo debajo de él debido al salto de página, y los demás serán ubicados siguiendo el mismo patrón de las columnas.

Si tiene la necesidad de usar coma (,) en el valor de un campo, debe usar las comillas como caracter de escape, por ejemplo.

Jane Doe,"20th Street,10th Avenue",324

quedaría de la siguiente manera:

evemplo CSV con coma
ejemplo CSV con coma

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