¿Qué es Kanban: cómo funciona y para qué sirve?

por Erick Roch Moraguez

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Tabla de contenidos

Orígenes e historia de Kanban
¿Qué es Kanban?
¿Cómo funciona Kanban?
Comprender el tablero Kanban
Kanban frente a otras metodologías de gestión de proyectos
Principios clave de Kanban
Beneficios del uso de Kanban
Cómo implantar Kanban en su flujo de trabajo
Mejores prácticas para el uso de Kanban
Herramientas Kanban
Conclusión

En el vertiginoso mundo empresarial actual, las empresas buscan constantemente formas de aumentar la productividad y la eficacia. Un método popular que ha ganado adeptos en los últimos años es Kanban. Pero, ¿qué es exactamente Kanban y cómo funciona?

Orígenes e historia de Kanban

Kanban es un término japonés que significa «señal visual» o «tarjeta». Fue desarrollado originalmente por Toyota para su proceso de fabricación en la década de 1940. El objetivo era crear un sistema que pudiera gestionar los niveles de inventario y reducir los residuos. El sistema Kanban utilizaba tarjetas o señales visuales para indicar cuándo se necesitaba una pieza concreta para la producción. El sistema tuvo tanto éxito que se convirtió en una práctica estándar en el proceso de fabricación de Toyota.

Con el tiempo, Kanban se ha adaptado a diversos sectores, como el desarrollo de software, la gestión de proyectos y el marketing. El concepto central de Kanban es limitar el trabajo en curso, reducir los cuellos de botella y priorizar las tareas en función de las necesidades del cliente. Kanban no es sólo una metodología de gestión de proyectos, sino más bien una filosofía que hace hincapié en la mejora continua y la colaboración.

¿Qué es Kanban?

Kanban es una herramienta visual de gestión de flujos de trabajo que ayuda a los equipos a agilizar sus procesos de trabajo y mejorar la colaboración. Se basa en los principios de la fabricación ajustada y el desarrollo ágil de software. Kanban utiliza un tablero visual, que ayuda a los equipos a seguir su progreso e identificar cuellos de botella en su flujo de trabajo.

El tablero Kanban se divide en columnas, que representan las distintas fases del flujo de trabajo. Cada columna contiene una lista de tareas o elementos que deben completarse. Las tareas están representadas por tarjetas, que pueden moverse de una columna a otra a medida que avanzan en el flujo de trabajo. Las tarjetas también pueden codificarse por colores o etiquetarse para indicar su prioridad o estado.

¿Cómo funciona Kanban?

Kanban funciona limitando la cantidad de trabajo en curso (WIP) en un momento dado. Esto ayuda a reducir la probabilidad de cuellos de botella y mejorar la productividad general. Los equipos pueden establecer límites de trabajo en curso para cada columna del tablero Kanban, lo que ayuda a garantizar que no están asumiendo demasiado trabajo a la vez.

Kanban también hace hincapié en la importancia de la mejora continua. Los equipos pueden utilizar el tablero Kanban para identificar las áreas en las que se puede mejorar su flujo de trabajo. Por ejemplo, si una columna concreta del tablero tiene sistemáticamente un número elevado de tareas, el equipo puede investigar por qué ocurre esto y hacer cambios para mejorar el flujo de trabajo.

Comprender el tablero Kanban

El tablero Kanban es el componente central del sistema Kanban. Es una representación visual del flujo de trabajo del equipo y ayuda a asegurar que todo el mundo está en la misma página. El tablero se divide normalmente en columnas, que representan las diferentes etapas del flujo de trabajo.

Las columnas del tablero Kanban pueden personalizarse para adaptarse a las necesidades del equipo. Por ejemplo, un equipo de desarrollo de software puede utilizar columnas como «Por hacer», «En curso» y «Hecho». Un equipo de marketing puede utilizar columnas como «Ideas», «Planificación», «Ejecución» y «Medición». Las tarjetas del tablero representan las tareas o elementos que hay que completar.

Kanban frente a otras metodologías de gestión de proyectos

Kanban se compara a menudo con otras metodologías de gestión de proyectos, como Scrum y Agile. Si bien hay similitudes entre estas metodologías, también hay algunas diferencias clave.

Scrum, por ejemplo, es una metodología más prescriptiva que hace hincapié en los roles específicos y sprints timeboxed. Kanban, en cambio, es más flexible y permite a los equipos trabajar a su propio ritmo. Agile es una metodología más amplia que abarca tanto Scrum como Kanban, así como otros marcos.

Una de las principales ventajas de Kanban es su sencillez. El tablero Kanban es fácil de configurar y utilizar, y no hay necesidad de herramientas o software complejos. Esto lo hace ideal para equipos que se inician en la gestión de proyectos.

Principios clave de Kanban

Hay varios principios clave que sustentan la metodología Kanban. Entre ellos se incluyen:

Visualizar el flujo de trabajo: El tablero Kanban es una representación visual del flujo de trabajo del equipo, que ayuda a garantizar que todo el mundo está en la misma página.
Limitar el trabajo en curso: Al limitar la cantidad de trabajo en curso, los equipos pueden reducir la probabilidad de cuellos de botella y mejorar la productividad general.
Gestionar el flujo: Los equipos deben centrarse en gestionar el flujo de trabajo a través del sistema, más que en tareas o elementos individuales.
Explicitar las políticas de procesos: Los equipos deben hacer explícitas sus políticas de procesos y comunicarlas claramente a todos los miembros del equipo.
Mejorar en colaboración: Los equipos deben trabajar en colaboración para identificar las áreas en las que se puede mejorar su flujo de trabajo y realizar los cambios necesarios en el sistema.

Beneficios del uso de Kanban

Utilizar Kanban en su flujo de trabajo tiene varias ventajas. Estos incluyen:

Mejora de la productividad: Al limitar el trabajo en curso y gestionar el flujo, los equipos pueden mejorar la productividad general y reducir el tiempo que se tarda en completar las tareas.
Aumento de la eficacia: Kanban ayuda a los equipos a identificar los cuellos de botella en su flujo de trabajo y hacer cambios para mejorar la eficiencia.
Mejor colaboración: Kanban hace hincapié en la colaboración y ayuda a los equipos a trabajar juntos de manera más eficaz.
Mayor transparencia: El tablero Kanban proporciona una visión transparente del flujo de trabajo y el progreso del equipo, lo que ayuda a garantizar que todos estén en la misma página.

Cómo implantar Kanban en su flujo de trabajo

Implementar Kanban en su flujo de trabajo es un proceso relativamente sencillo. Estos son los pasos básicos:

Visualice su flujo de trabajo: Comience por crear un tablero Kanban que represente el flujo de trabajo de su equipo.
Defina sus límites de trabajo en curso: Decide los límites de WIP para cada columna del tablero.
Identifique los cuellos de botella: Utilice el tablero Kanban para identificar los cuellos de botella en su flujo de trabajo.
Realice cambios: Realice cambios en su flujo de trabajo según sea necesario para mejorar la eficiencia y reducir los cuellos de botella.
Mejore continuamente: Supervise y mejore continuamente su flujo de trabajo utilizando el tablero Kanban.

Mejores prácticas para el uso de Kanban

Estas son algunas de las mejores prácticas para utilizar Kanban en su flujo de trabajo:

Mantenga el tablero actualizado: Asegúrese de que el tablero Kanban esté siempre actualizado y refleje con precisión el estado actual del flujo de trabajo del equipo.
Comunicar con claridad: Comunica claramente las políticas de proceso del equipo y asegúrate de que todos los miembros del equipo las conocen.
Utilizar métricas: Utilice métricas para realizar un seguimiento del progreso e identificar las áreas en las que se puede mejorar el flujo de trabajo.
Sea flexible: Kanban es una metodología flexible, así que esté abierto a realizar cambios en el sistema según sea necesario.

Herramientas Kanban

Hay varias herramientas Kanban disponibles que pueden ayudarte a implementar Kanban en tu flujo de trabajo. Algunas herramientas populares incluyen Trello, Asana y Jira.

Estas herramientas proporcionan un tablero Kanban visual que puede utilizar para realizar un seguimiento de su flujo de trabajo y colaborar con su equipo. También ofrecen funciones adicionales, como gestión de tareas, seguimiento del tiempo e informes.

Conclusión

Kanban es una potente herramienta de gestión del flujo de trabajo que puede ayudar a los equipos a mejorar la productividad, la eficiencia y la colaboración. Al limitar el trabajo en curso, gestionar el flujo y centrarse en la mejora continua, los equipos pueden agilizar su flujo de trabajo y reducir los cuellos de botella. Si usted está en el desarrollo de software, gestión de proyectos, o la comercialización, Kanban puede ayudarle a alcanzar sus metas y mejorar la forma de trabajar.